چهارشنبه, 14 آذر 1397 ساعت 10:31

بیش از 817 میلیون برگ سند ملی راکد در دستگاه ها تعیین تکلیف شد

این مورد را ارزیابی کنید
(0 رای‌ها)

عصراقتصاد: مدیرکل فراهم‌آوری و ارزشیابی اسناد ملی گفت: از ابتدای امسال تاکنون حدود 817 میلیون و 785 هزار برگ اسناد راکد و مختومه دستگاه‌ها در سراسر کشور تعیین تکلیف شد.

جلال طاهری در نهمین همایش مدیران و کارشناسان اسناد دستگاه‌ها در سالن همایش‌های معاونت اسناد و کتابخانه ملی اظهارکرد: از این تعداد سند بیش از 23 میلیون برگ و مدارک آرشیوی به سازمان اسناد ملی منتقل و مابقی آنها حدود 795 میلیون برگ سند نیز که فاقد ارزش اداری بوده از بخش اداری دستگاه ها خارج و امحاء شده است.

وی آزادسازی بیش از 34 هزار متر مربع فضای اداری دستگاه ها را از نتایج این تعیین تکلیف برشمرد و افزود: همچنین طی این مدت بیش از 16 میلیون برگ اسناد و مدارک مالی هم بر اساس ترتیبات مندرج در مواد 39 و 40 قانون محاسبات عمومی کشور تعیین تکلیف شده است.

طاهری اظهارکرد: در نتیجه این تعیین تکلیف نیز اسناد و مدارک مالی واجد ارزش به سازمان اسناد منتقل و بقیه از چرخه اداری خارج شده و 828 متر مربع فضای اداری دستگاه‌ها آزاد و مجددا جهت استفاده در اختیار دستگاه‌ها قرار گرفت.

سه اقدام اساسی در راستای اجرای ماده 1 و 6 قانون اسناد ملی در طول یکسال گذشته

مدیرکل فراهم آوری و ارزشیابی اسناد ملی همچنین گفت: ماده یک قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران تکالیفی برای سازمان و دستگاه‌ها مقرر شده که یکی از این موارد مدیریت امور اسناد و مدارک در کشور به شیوه ای است که موجب کاهش هزینه‌های اداری و استخدامی شود.

وی به ماده 6 این قانون نیز اشاره کرد و افزود: بر اساس این ماده قانونی نیز وزارتخانه‌ها و موسسات دولتی موکلفند بایگانی‌های خود را بر اساس‌اصول و روشهای متحدالشکل شورای سازمان اسناد ملی تنظیم و پرونده‌های راکد را از پرونده‌های جاری تفکیک و طبقه‌بندی کنند.

طاهری گفت: همچنین در این ماده قانونی آمده است وزارتخانه‌ها و موسسات دولتی باید اسناد و پرونده‌های راکد را که احتیاجی به نگهداری آنها در سازمانهای مربوط‌ نیست برای نگهداری موقت به سازمان اسناد ملی بسپارند مگر آنکه از تاریخ تهیه و تنظیم سند و یا تاریخ آخرین برگ پرونده مدت 40 سال گذشته‌باشد که در این صورت باید به طور دائم به سازمان اسناد ملی منتقل شود.

مدیرکل فراهم آوری و ارزشیابی اسناد ملی ادامه داد: دو اقدام مهم در یکسال گذشته در راستای اجرای ماده 1 و 6 قانون اسناد ملی ایران صورت گرفته که اولین مورد آن که در مردادماه امسال به تصویب شورای اسناد ملی ایران رسید فراداده های ضروری برای تولید، نگهداری و تعیین تکلیف اسناد الکترونیکی بود که یک اقدام مهم و ضروری در جهت تعیین و ساماندهی امور اسناد کشور محسوب می شد.

طاهری گفت: این دستور العمل تهیه شد و به تایید شورا رسید و ظرف چند روز آینده جهت اجرا و اعمال در سامانه های تولید اسناد الکترونیکی به دستگاه ها ابلاغ می شود.

وی افزود: اقدام دوم تهیه اصطلاح نامه اداری کشور بود که در دو فاز برنامه ریزی شد بحث اول موضوعات عام آن بود که در مجموعه معاونت اسناد ملی یک تیم کارشناسی طی یکسال گذشته روی این مساله کار کردند و در جلسه آبان ماه شورای اسناد ملی ایران مطرح شد و شورا اجازه اجرای آزمایشی و اخذ بازخورد آن را از دستگاه ها جهت اعمال تغییرات و تصویب نهایی و ابلاغ رسمی و اعمال آن و تنظیم بایگانی های کاغذی صادر کرد.

طاهری گفت: قدم سوم تهیه بخش های اختصاصی اصطلاح نامه اداری کشور در دستگاه ها بود که نسخه آزمایشی اصطلاح نامه اداری اختصاصی دستگاه ها به سازمان رسیده و زیر نظر تیم کارشناسی با اصول و روش‌های علمی تطبیق و پس از طرح و تصویب در شورای ملی اسناد به دستگاه ها جهت اعمال ابلاغ خواهد شد.

انتقاد رئیس کتابخانه ملی از نگهداری اسناد در دستگاه ها

اشرف بروجردی نیز در این همایش اظهار کرد: سازمان اسناد و آرشیو ملی ایران، مامور نگهداری و حفاظت از اسناد ملی و پلی ارتباطی برای استفاده علاقه مندان و مخاطبان نیازمند به این اسناد است.

وی افزود: اسناد، حاملان تاریخ این سرزمین هستند و سهم هر کس در ماندگاری و بقای تاریخ این سرزمین انکارنشدنی است.

بروجردی گفت: در حفاظت و انتقال اسناد به آیندگان، لازم است تعامل بین دستگاهها به نحو احسن صورت گیرد تا گواهان تاریخی آینده بتوانند با هم گواهی دهند.

وی خطاب به کارشناسان اسناد تاکید کرد: صرف تشخیص اهمیت یک سند به تنهایی کفایت نمی کند و مهم این است افرادی که این اسناد را تفکیک و نگهداری می کنند رویکردی به شرایط اجتماعی و زمان وقوع سند داشته باشند.

رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی گفت: نگاه عمیق، موشکافانه و تحلیلگرانه به اسناد بسیار تاثیرگذار است و اینکه بها دادن به این اسناد به نگاه کسی که قصد تشخیص و تفکیک آنها را دارد، وابسته است.

وی تاکید کرد: کسانی که در زمینه تشخیص و تفکیک اسناد، کار می کنند باید شرایط اجتماعی آن زمان را بشناسند تا بتوانند تحلیل کنند و بدانند باید چه ارزشی برای آن قائل باشند.

بروجردی گفت: امروزه با روند تحولات فناوری ارتباطی که در مورد سندهای الکترونیک هم رقم خورده، برداشت از آنها و نیز میزان تاثیر آنها در رفتار جامعه و انسانها بسیار مهم است.

رئیس کتابخانه ملی افزود: کارشناسان نگهداری اسناد بدانند برای آینده این سرزمین و نسل بعدی جامعه و جوانان کشور که می خواهند گذشته سرزمین خود را بشناسند، انتقال اسناد نقش اساسی دارد.

وی سوالاتی در مورد فلسفه و دلایل انقلاب اسلامی و ضعف شناخت نسل امروز از آن دوران مطرح کرد و افزود: اسناد شرایط آن زمان اگر به خوبی به نسل جوان منتقل شود متوجه می شوند که انقلاب، امر اجتناب ناپذیری بود‌.

بروجردی با بیان اینکه بزرگترین میراث ملی را در جوامع بشری داریم، افزود: سند، بسیار مهم است و دولتمردان باید به مقوله حفاظت از اسناد و سیاستگذاری برای حفظ جهانی آن توجه نشان دهند به گونه ای که سیاستهای یکسانی، تعریف و به همه دستگاهها جهت وحدت رویه ابلاغ شود.

حفظ اسناد ملی کشور هم‌تراز با حفاظت از میراث فرهنگی ارزشمند است

معاون اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی نیز در این همایش اظهار داشت: آنچه در اسناد کشور وجود دارد محتوای گنجینه میراث کشور است، آثار باقی مانده از گذشتگان که کارکرد آن در جامعه در ایجاد حکمرانی مطلوب و آرامش مردم است.

علی زرافشان افزود: اهمیت ذاتی اسناد بر کسی پوشیده نیست اما دانش و اطلاعاتی که درون اسناد وجود دارد بسیار مهم تر است، امروزه مزیت نسبی جوامع در دانش تولیدی آن جوامع است.

وی گفت: نقشی که آرشیوها این روزها ایفا می کنند ابتدا کمک به حکمرانی خوب است، دولتها با توجه به تجارب نهفته در اسناد می توانند حکمرانی بهتری داشته باشند چون لازمه حکمرانی خوب، شفافیت و پاسخگویی است که اسناد این شفافیت را ایجاد و زمینه های پاسخگویی را آموزش می دهند.

زرافشان گفت: در راستای جریان آزاد اطلاعات و حقوق شهروندی، اسناد بستر تحقق مردم سالاری را مهیا می کنند.

وی شکل گیری حافظه ملی را از دیگر کارکردهای آرشیو ملی دانست و گفت: ملتی که دارای حافظه نیست آینده ای هم ندارد و مردم اجزای این حافظه را شکل می دهند.

زرافشان ادامه داد: این روزها علاوه بر اسناد مکتوب، با ورود فناوری اطلاعات به عرصه زندگی بشریت تغییر و پارادایم جدیدی به زندگی امروزی اضافه شده که همه اطلاعات مورد نیاز را در اختیار او قرار می دهد و این امر در مورد اسناد هم صدق می کند.

وی خاطرنشان کرد: امروزه اتوماسیونها، جایگزین بایگانی و آرشیوهای دستی می شوند و وبلاگ ها و وبسایت ها نقش آفرینی و نسخه های الکترونیک، ارزش آفرینی می کنند و این تغییر پارادایم، تغییر در وظایف و رویه های آرشیویست ها ایجاد می کند.

زرافشان با یادآوری اینکه این تغییرف یک تغییر نقش را نیز به همراه دارد، گفت: بخش عمده ای از این تغییر رویه ها باید در مبدا اتفاق بیفتد نه در مقصد، با یک هماهنگی و یکپارچگی باید بتوانیم در ذخیره و بازیابی اسناد از این تغییر رویه ها استفاده کنیم.

نهمین همایش مدیران و کارشناسان اسناد دستگاهها به منظور تبادل نظرات و تجربیات حاضران برگزار شد و شرکت کنندگان همایش، لازمه های کارشناسی اسناد را در کارگاه های آموزشی فرا گرفتند.

در این همایش همچنین از کارشناسان ارزیاب سازمان اسناد ملی و همچنین کارشناسان مدیریت اسناد قوه قضاییه، وزارت دادگستری، تبلیغات اسلامی، وزارت ورزش و جوانان، وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات، سازمان مدیریت صنعتی، سازمان ملی استاندارد ایران، وزارت جهاد کشاورزی، شرکت ملی پست جمهوری اسلامی ایران، سازمان گسترش و نوسازی، وزارت تعاون کار و رفاه اجتماعی، سازمان حج و زیارت، سازمان فرهنگ و ارتباطات اسلامی و سازمان اوقاف و امور خیریه به جهت مدیریت امور اسناد تجلیل شد.

خواندن 115 دفعه

نظر دادن

Make sure you enter all the required information, indicated by an asterisk (*). HTML code is not allowed.

جدیدترین عناوین

نشر مطالب با ذکر نام پایگاه خبری عصر اقتصاد بلامانع است. عصر اقتصاد مسئولیت مطالب از سایر منابع را عهده دار نمی باشد. 1395